https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2014/lei/l13019compilado.htmA atuação de uma organização do Terceiro Setor depende de confiança. Doadores, parceiros, órgãos públicos, conselhos e a própria sociedade precisam ter segurança de que os recursos recebidos são administrados de acordo com sua finalidade e que as informações apresentadas representam adequadamente a realidade da instituição.
Índice
Nesse contexto, a governança contábil no Terceiro Setor vai muito além da elaboração de demonstrações contábeis ao final do exercício. Ela envolve processos, responsabilidades, controles e critérios capazes de dar rastreabilidade às operações e qualidade às informações utilizadas na prestação de contas e na tomada de decisões.
Quanto mais estruturada essa governança, maior é a capacidade da organização de identificar inconsistências, reduzir riscos e demonstrar com clareza como seus recursos estão sendo administrados.
O que é governança contábil no Terceiro Setor?
Governança contábil pode ser entendida como o conjunto de práticas que organiza a produção, o controle, a validação e a comunicação das informações contábeis e financeiras de uma instituição.
Na prática, isso significa estabelecer responsabilidades e procedimentos para que receitas, despesas, projetos, doações, subvenções, bens e demais movimentações sejam registrados de forma consistente e possam ser posteriormente identificados e comprovados.
No Terceiro Setor, essa organização é especialmente relevante porque uma mesma entidade pode administrar recursos de diferentes origens e com condições distintas de utilização.
Uma boa estrutura de governança permite conectar a operação da entidade com a contabilidade, os controles internos, os órgãos de administração e fiscalização e, quando existente, a auditoria independente.
Por que os controles internos são tão importantes?
A qualidade da informação contábil começa muito antes do lançamento na contabilidade.
Ela depende da forma como os documentos são produzidos, aprovados, classificados, armazenados e encaminhados ao setor responsável.
Quando esses processos não estão claramente definidos, surgem situações como pagamentos sem documentação adequada, classificação incorreta de despesas, divergências entre controles financeiros e contábeis, dificuldade para identificar a origem ou destinação de recursos e concentração excessiva de atividades em uma única pessoa.
Controles internos bem estruturados ajudam a prevenir essas situações.
Entre as práticas importantes estão:
- definição de responsáveis pelas etapas de autorização, pagamento e registro;
- conciliações bancárias periódicas;
- segregação adequada dos recursos por projeto, atividade ou fonte;
- documentação e aprovação das despesas;
- acompanhamento de obrigações e prazos;
- revisão periódica das informações produzidas;
- manutenção de evidências suficientes para sustentar os registros realizados.
O objetivo não é criar burocracia desnecessária, mas estabelecer controles proporcionais à realidade e aos riscos da instituição.
Contabilidade e prestação de contas precisam caminhar juntas
A prestação de contas não deve começar apenas quando chega o momento de preparar relatórios para um financiador ou órgão público.
Ela é consequência da qualidade dos registros construídos durante toda a execução das atividades.
O Conselho Federal de Contabilidade estabelece, por meio da ITG 2002 (R1), critérios específicos aplicáveis às entidades sem finalidade de lucros. O próprio CFC destaca que essas entidades devem manter contabilidade regular, independentemente de seu porte, observando as Normas Brasileiras de Contabilidade.
Além disso, quando a organização mantém parceria com a administração pública sujeita ao Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (MROSC), a prestação de contas deve permitir avaliar a execução do objeto, o cumprimento das metas e os resultados previstos. A Lei nº 13.019/2014 também prevê a análise da vinculação entre receitas e despesas realizadas e a execução da parceria.
Isso reforça um princípio importante: a rastreabilidade precisa ser construída durante a execução, e não reconstruída depois dela.
Cinco pilares para fortalecer a governança contábil
1. Segregação das informações
Projetos, convênios, doações com finalidade específica e demais fontes de recursos precisam ser identificados adequadamente.
A estrutura contábil deve permitir compreender de onde os recursos vieram, onde foram aplicados e quais saldos ou compromissos permanecem relacionados a cada atividade.
2. Processos e responsabilidades definidos
Quem solicita uma despesa? Quem autoriza? Quem realiza o pagamento? Quem confere a documentação? Quem registra?
A ausência dessas definições aumenta a exposição a erros e dificulta a identificação da origem de eventuais inconsistências.
3. Conciliação entre financeiro, contabilidade e documentação
Extratos bancários, controles financeiros, documentos comprobatórios e registros contábeis precisam conversar entre si.
Diferenças devem ser identificadas e tratadas periodicamente, evitando que problemas se acumulem até o encerramento do exercício ou até a chegada de uma auditoria.
4. Informação para os órgãos de governança
Conselhos e dirigentes não devem receber apenas números isolados.
Informações sobre execução orçamentária, recursos vinculados, obrigações, variações relevantes e riscos identificados ajudam os responsáveis pela governança a exercer efetivamente seu papel de acompanhamento e supervisão.
5. Monitoramento e revisão
Nenhum controle interno deve ser considerado definitivo.
A organização muda, novos projetos surgem, fontes de financiamento se diversificam e riscos também se modificam.
Por isso, procedimentos e controles precisam ser periodicamente avaliados para verificar se continuam adequados à realidade da instituição.
Como identificar fragilidades na governança contábil?
Alguns sinais merecem atenção.
Fechamentos contábeis realizados com grande atraso, diferenças recorrentes entre controles internos e contabilidade, dificuldade para localizar documentos, ajustes frequentes de exercícios anteriores e ausência de informações individualizadas por projeto podem indicar que os processos precisam ser revistos.
Outro sinal importante ocorre quando a administração acompanha a situação financeira apenas pelo saldo disponível nas contas bancárias.
Saldo bancário não demonstra, sozinho, quais recursos estão comprometidos, quais possuem destinação específica, quais obrigações já foram assumidas ou qual é a posição patrimonial da organização.
É justamente por isso que controles financeiros e contabilidade devem funcionar de forma integrada.
Qual é o papel da auditoria independente?
A auditoria independente não substitui os controles internos nem a responsabilidade da administração.
Seu papel é avaliar, com independência e metodologia técnica, as informações e evidências relacionadas às demonstrações contábeis, considerando também os riscos relevantes associados ao processo de elaboração dessas informações.
Nesse trabalho, deficiências de controles, inconsistências ou pontos que mereçam atenção podem ser identificados e comunicados à administração e aos responsáveis pela governança.
Para as organizações do Terceiro Setor, esse processo também contribui para ampliar a confiabilidade das informações apresentadas a conselhos, financiadores, parceiros e demais partes interessadas.
Governança se constrói ao longo do ano
Uma instituição não se torna mais transparente apenas porque produz uma boa prestação de contas no encerramento de um projeto.
Transparência é resultado de processos consistentes mantidos diariamente.
Documentação adequada, responsabilidades definidas, conciliações, acompanhamento dos recursos, registros contábeis confiáveis e revisão periódica dos controles criam uma estrutura capaz de sustentar tanto a gestão quanto a prestação de contas.
Para organizações que administram recursos destinados a finalidades sociais, fortalecer essa estrutura significa também proteger a continuidade de sua própria missão.
A R&R Auditoria atua na avaliação de demonstrações contábeis, controles e riscos, apoiando organizações que buscam elevar seus padrões de transparência, conformidade e governança.
