O CEBAS esteve entre os temas discutidos no FIFE 2025, quando Warley Dias participou de uma roda de conversa sobre a certificação. A participação colocou em evidência uma questão que vai muito além do momento de solicitar ou renovar o certificado: a capacidade da entidade de manter, ao longo do ano, informações contábeis, documentos e controles que sustentem o atendimento aos requisitos aplicáveis.
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Esse ponto é especialmente relevante porque, para uma entidade beneficente, obter e manter o CEBAS no Terceiro Setor não deve ser tratado apenas como uma etapa documental. A certificação está relacionada ao cumprimento contínuo de requisitos legais, contábeis e operacionais que precisam fazer parte da rotina da organização.
O Certificado de Entidade Beneficente de Assistência Social (CEBAS) é destinado a entidades privadas sem fins lucrativos que atuam nas áreas previstas na legislação e atendem aos requisitos aplicáveis à respectiva área. A certificação está relacionada à possibilidade de fruição da imunidade das contribuições para a seguridade social, observadas as condições legais.
Entre as principais referências normativas estão a Lei Complementar nº 187/2021 e o Decreto nº 11.791/2023.
Mais do que conhecer essas normas, porém, a organização precisa conseguir demonstrar que aquilo que está previsto formalmente também acontece na prática.
É justamente nesse ponto que contabilidade, controles internos, documentação e auditoria ganham importância.
Por que a contabilidade é relevante para o CEBAS?
A contabilidade fornece parte essencial das evidências sobre a atividade econômica e patrimonial da entidade.
Receitas, despesas, gratuidades, projetos, recursos vinculados, custos das atividades e demais movimentações precisam estar registrados de maneira coerente com a realidade da instituição e com as Normas Brasileiras de Contabilidade.
Isso exige muito mais do que realizar lançamentos ao final de cada período.
A organização precisa manter um fluxo de informações capaz de identificar corretamente a natureza das operações, sua documentação e sua relação com as atividades desenvolvidas.
Quando esses processos são frágeis, problemas que inicialmente parecem operacionais podem se transformar em questões de conformidade.
Escrituração contábil regular é parte da conformidade
Entre as exigências aplicáveis às entidades beneficentes está a manutenção de escrituração contábil regular, em consonância com as normas contábeis e com a legislação vigente.
Dependendo das características e da área de atuação da entidade, também podem existir exigências específicas relacionadas à forma de registro, segregação das informações, comprovação dos custos e despesas e apresentação de demonstrações contábeis.
Por isso, o tratamento contábil do CEBAS não deve ser realizado de maneira isolada.
A contabilidade precisa estar conectada aos documentos, contratos, projetos, controles financeiros e demais informações que demonstram como a organização utiliza seus recursos e desenvolve suas atividades.
Quais pontos merecem atenção?
Algumas situações representam sinais de alerta para uma entidade que possui ou pretende obter o CEBAS:
- registros contábeis realizados com atraso;
- ausência de segregação adequada das receitas e despesas;
- diferenças entre controles financeiros e contabilidade;
- documentação incompleta ou de difícil localização;
- critérios inconsistentes para alocação de custos;
- conciliações bancárias pendentes;
- informações divergentes entre setores;
- ajustes frequentes realizados apenas no encerramento do exercício;
- ausência de procedimentos formalizados para determinadas operações.
Individualmente, uma dessas situações não significa necessariamente descumprimento dos requisitos da certificação. Mas sua recorrência pode indicar fragilidades nos processos e controles da entidade.
A análise deve considerar as características da instituição, sua área de atuação e os requisitos específicos aplicáveis ao seu caso.
O CEBAS exige acompanhamento contínuo
Um dos aprendizados que discussões como a realizada no FIFE reforçam é que o esforço não deve se concentrar apenas no momento da concessão ou renovação.
A conformidade não é construída quando chega o momento de protocolar documentos. Ela decorre das operações realizadas durante todo o período anterior.
Se informações contábeis, documentos e controles forem organizados somente quando a entidade precisar comprovar determinado requisito, aumenta a dificuldade de reconstruir fatos, identificar inconsistências e produzir evidências adequadas.
Por isso, a manutenção do CEBAS deve fazer parte da rotina de governança da organização.
Controles internos reduzem riscos
Controles internos ajudam a assegurar que as operações sejam autorizadas, documentadas, registradas e revisadas de acordo com procedimentos definidos.
Na prática, isso pode envolver segregação de funções, conciliações periódicas, critérios de aprovação de despesas, organização documental, conferência de lançamentos e acompanhamento das atividades e dos recursos da instituição.
O objetivo não é aumentar a burocracia. É reduzir a dependência de controles informais e permitir que a organização consiga demonstrar, de maneira consistente, o que realizou e como utilizou seus recursos.
Quanto mais complexa a instituição, maior tende a ser a importância de processos claramente definidos.
Quando a auditoria independente entra nesse processo?
A legislação prevê situações em que demonstrações contábeis e financeiras precisam ser auditadas por auditor independente legalmente habilitado, conforme os critérios aplicáveis à entidade.
Mas o papel da auditoria não deve ser compreendido apenas como atendimento a uma exigência.
A auditoria independente examina as demonstrações contábeis e as evidências que lhes dão suporte, avaliando riscos relevantes e aplicando procedimentos técnicos de acordo com as normas profissionais.
Durante esse processo, também podem ser identificadas deficiências de controles ou situações que mereçam a atenção da administração e dos responsáveis pela governança.
Isso contribui para aumentar a confiabilidade das informações e permite que fragilidades sejam conhecidas e tratadas de forma estruturada.
Preparação para o CEBAS não deve acontecer na última hora
Uma boa prática é avaliar periodicamente se os processos da entidade estão produzindo as evidências necessárias para sustentar aquilo que será posteriormente apresentado.
Algumas perguntas ajudam nessa avaliação:
- A contabilidade está atualizada?
- Receitas e despesas podem ser identificadas de maneira adequada?
- Existem conciliações periódicas?
- A documentação comprobatória pode ser localizada com facilidade?
- Os critérios utilizados para classificação e segregação das informações estão definidos?
- As demonstrações contábeis refletem adequadamente as atividades da instituição?
- Os responsáveis pela governança recebem informações suficientes para acompanhar possíveis riscos?
Se várias dessas respostas forem negativas, a organização provavelmente possui pontos que merecem revisão antes do próximo processo de certificação ou renovação.
CEBAS, transparência e governança caminham juntos
A certificação possui requisitos próprios e sua análise cabe aos órgãos competentes, de acordo com a área de atuação da entidade.
Mas a capacidade de demonstrar o cumprimento desses requisitos depende de algo construído internamente: qualidade da informação.
Contabilidade consistente, documentação organizada, controles internos e acompanhamento periódico também fortalecem a governança contábil no Terceiro Setor, criando uma base mais segura para a organização.
O CEBAS, portanto, não deve ser visto apenas como um certificado a ser renovado. Para a governança, ele também evidencia a importância de manter processos capazes de sustentar a transparência e a conformidade ao longo do tempo.
A R&R Auditoria atua na avaliação independente de demonstrações contábeis, controles e riscos, contribuindo para que organizações do Terceiro Setor fortaleçam a confiabilidade das informações utilizadas em seus processos de prestação de contas e governança.
Importante: os requisitos de certificação variam conforme a área de atuação e as características da entidade. A organização deve consultar a legislação vigente e as orientações do ministério responsável por sua certificação.
