O controle de ativo imobilizado no Terceiro Setor esteve entre os temas destacados pela R&R no FIFE 2025. A discussão chamou atenção para uma área que muitas vezes fica em segundo plano na rotina das organizações, mas que influencia diretamente a qualidade das informações contábeis, a proteção dos recursos e a prestação de contas.
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Bens adquiridos ao longo dos anos, distribuídos entre unidades ou vinculados a diferentes projetos precisam continuar identificados, conciliados com a contabilidade e acompanhados durante toda a sua vida útil. É justamente essa conexão entre patrimônio físico, registro contábil e controles que transforma um simples inventário em uma estrutura de governança patrimonial.
O patrimônio de uma organização do Terceiro Setor pode representar uma parcela relevante dos recursos utilizados para cumprir sua missão. Imóveis, veículos, computadores, móveis, máquinas, equipamentos médicos e outros bens permanecem em uso por vários períodos e precisam estar corretamente identificados, registrados e acompanhados.
Por isso, o controle de ativo imobilizado no Terceiro Setor não deve se limitar a uma relação de bens em planilha. Ele precisa conectar cadastro patrimonial, inventário físico, documentação, contabilidade e controles internos.
Quando essas informações não estão integradas, surgem riscos como bens não localizados, itens existentes sem registro, baixas não contabilizadas, depreciações inadequadas, divergências entre o inventário e a contabilidade e dificuldades na prestação de contas.
O que é ativo imobilizado?
O CPC 27 — Ativo Imobilizado trata dos ativos tangíveis mantidos para uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, para aluguel a terceiros ou para fins administrativos e que se espera utilizar por mais de um período.
No Terceiro Setor, esse grupo pode incluir, conforme a atividade da entidade, edificações, mobiliário, equipamentos de informática, veículos, máquinas, equipamentos hospitalares, aparelhos utilizados em projetos e outros bens empregados na realização das atividades institucionais.
Mais importante do que a quantidade de bens é a capacidade da organização de demonstrar onde eles estão, em que condições se encontram, como foram adquiridos e se os registros contábeis refletem adequadamente sua situação.
Por que o controle patrimonial exige atenção no Terceiro Setor?
Organizações da Sociedade Civil podem administrar bens adquiridos com recursos próprios, doações, convênios, termos de parceria, termos de colaboração ou fomento e outras fontes de financiamento.
Isso pode tornar o controle mais complexo. Um mesmo patrimônio pode estar distribuído entre unidades, projetos e localidades diferentes, além de existir a necessidade de identificar a origem dos recursos e eventuais condições relacionadas ao uso ou à destinação de determinados bens.
Nesse cenário, o controle patrimonial passa a fazer parte da governança contábil no Terceiro Setor. Ele ajuda a proteger os recursos da organização e melhora a rastreabilidade das informações apresentadas à administração, aos conselhos, aos financiadores e aos auditores.
Cadastro patrimonial e contabilidade precisam estar conciliados
Uma das principais fragilidades ocorre quando o setor responsável pelo patrimônio possui uma relação de bens e a contabilidade apresenta outra.
O cadastro patrimonial precisa permitir a identificação individual dos itens relevantes e sua ligação com os registros contábeis. Dependendo da realidade da entidade, informações como número de identificação patrimonial, descrição do bem, número de série, localização, responsável, data de aquisição, documento de origem, custo, fonte do recurso, vida útil, depreciação acumulada e situação do item podem ser necessárias para um acompanhamento adequado.
Essas informações não devem existir apenas no momento do inventário. Precisam ser atualizadas sempre que ocorrer aquisição, transferência, alteração de localização, substituição, perda, alienação ou baixa.
Qual é o papel do inventário físico?
O inventário físico permite comparar aquilo que está registrado com aquilo que efetivamente existe e está em uso.
Durante o levantamento podem ser identificados bens sem etiqueta, itens registrados mas não localizados, ativos encontrados em local diferente do cadastro, equipamentos fora de uso, bens danificados e itens que ainda estão fisicamente na organização mesmo após terem perdido sua utilidade.
Essas diferenças precisam ser investigadas antes de qualquer ajuste. O objetivo não é simplesmente fazer a planilha “bater”, mas compreender a causa da divergência e documentar o tratamento adotado.
Uma rotina periódica de inventário também reduz a dependência de grandes levantamentos emergenciais antes do fechamento contábil ou da auditoria.
Depreciação não deve ser tratada como cálculo automático
O controle do imobilizado também precisa considerar a forma como o bem perde sua capacidade de gerar benefícios ou potencial de serviço ao longo do tempo.
O CPC 27 estabelece que o valor depreciável seja apropriado sistematicamente durante a vida útil estimada do ativo e prevê a revisão, ao menos ao final de cada exercício, do valor residual e da vida útil. O método de depreciação também deve refletir o padrão de consumo esperado dos benefícios econômicos futuros do ativo.
Isso significa que a organização não deve tratar taxas de depreciação apenas como percentuais aplicados mecanicamente a todos os bens de uma mesma categoria.
A realidade de uso precisa ser considerada. Um equipamento utilizado intensamente pode apresentar uma vida útil diferente de outro semelhante utilizado esporadicamente. Obsolescência tecnológica, condições de manutenção e limitações de uso também podem alterar as estimativas.
Ativos também precisam ser avaliados quanto à recuperabilidade
A ITG 2002 (R1) — Entidade sem Finalidade de Lucros é a norma específica das entidades sem finalidade de lucros e estabelece, para ativos não monetários, a aplicação das regras de redução ao valor recuperável previstas na norma contábil correspondente, quando aplicável.
Na prática, a entidade deve observar sinais de que determinado ativo possa estar registrado por valor superior àquilo que é capaz de recuperar por uso ou outra forma prevista no seu modelo contábil.
Equipamentos obsoletos, bens danificados, ativos que deixaram de ser utilizados e mudanças significativas nas atividades da instituição são situações que podem exigir avaliação mais cuidadosa.
Bens adquiridos com recursos de parcerias exigem rastreabilidade adicional
Quando o ativo é adquirido com recursos de parceria com a administração pública, o controle deve considerar também as regras do instrumento firmado.
A Lei nº 13.019/2014, que estabelece o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil, admite a aquisição de equipamentos e materiais permanentes essenciais à execução do objeto e também trata dos bens remanescentes.
Por isso, além do registro patrimonial e contábil, é importante que a organização consiga identificar quais bens foram adquiridos com recursos vinculados a cada parceria e quais regras de titularidade ou destinação estão previstas no respectivo instrumento.
Esse cuidado evita que um bem seja tratado apenas como parte do patrimônio geral da entidade quando existem condições específicas associadas à sua origem.
Baixas precisam ter documentação e aprovação
Um cadastro patrimonial perde confiabilidade quando permanece carregando itens que já não existem ou não possuem utilidade.
O CPC 27 prevê a baixa do valor contábil do ativo quando ocorre sua alienação ou quando não há expectativa de benefícios econômicos futuros com sua utilização ou alienação.
Do ponto de vista de controle interno, a baixa deve seguir procedimento definido. É importante documentar o motivo, identificar o bem, obter as aprovações necessárias, registrar a destinação e refletir a operação tanto no cadastro patrimonial quanto na contabilidade.
Esse processo reduz riscos de desaparecimento de bens, baixas indevidas e diferenças entre os controles físicos e contábeis.
O que a auditoria observa no ativo imobilizado?
Em um trabalho de auditoria, o ativo imobilizado pode exigir procedimentos destinados a verificar se os bens registrados existem, se os registros estão completos, se aquisições e baixas foram contabilizadas adequadamente e se os critérios utilizados para mensuração, depreciação e divulgação são consistentes com o referencial contábil aplicável.
Dependendo da materialidade e dos riscos identificados, o auditor pode examinar documentos de aquisição, registros patrimoniais, movimentações do período, cálculos de depreciação, baixas e evidências da existência física dos bens.
Por isso, um inventário desatualizado ou sem conciliação com a contabilidade não é apenas um problema administrativo. Ele pode dificultar a obtenção de evidências e aumentar o esforço necessário para validar as informações apresentadas nas demonstrações contábeis.
Sinais de que o controle patrimonial precisa ser revisto
- diferenças recorrentes entre o inventário e a contabilidade;
- bens sem identificação ou localização definida;
- ativos em uso que não aparecem no cadastro;
- itens baixados fisicamente, mas ainda registrados contabilmente;
- transferências entre unidades sem atualização do controle;
- depreciação calculada sem revisão das vidas úteis;
- ausência de identificação da fonte de recursos utilizada na aquisição;
- documentação insuficiente para aquisições, transferências e baixas;
- inventários realizados apenas quando surge uma auditoria ou prestação de contas.
Esses sinais não significam necessariamente a existência de irregularidade, mas indicam fragilidades que merecem avaliação.
Como estruturar uma rotina de controle do ativo imobilizado?
O processo começa com regras claras para entrada, identificação, movimentação e baixa dos bens.
A organização precisa definir quem registra novas aquisições, quem comunica transferências, quem aprova baixas, com que periodicidade o cadastro será conciliado com a contabilidade e quando serão realizadas verificações físicas.
Também é importante estabelecer tratamento para as exceções. Um bem não localizado, por exemplo, não deve permanecer indefinidamente como simples divergência de inventário. A ocorrência precisa ser investigada, registrada e encaminhada ao responsável pela decisão.
Quanto mais integrada estiver essa rotina com contabilidade, financeiro, projetos e administração, maior será a confiabilidade da informação patrimonial.
O aprendizado do FIFE: patrimônio também faz parte da prestação de contas
Ao colocar o ativo imobilizado em pauta no FIFE 2025, a discussão reforça que bens permanentes não podem ser tratados como uma preocupação isolada do setor administrativo. Eles representam recursos aplicados na missão institucional e precisam permanecer rastreáveis durante toda a sua utilização.
Controle patrimonial é parte da proteção dos recursos da entidade
O ativo imobilizado representa recursos que permanecem à disposição da organização durante vários períodos. Seu controle não deve ser visto apenas como uma tarefa operacional de etiquetagem ou atualização de planilhas.
Cadastro consistente, inventário físico, conciliação contábil, critérios adequados de depreciação, documentação das movimentações e revisão periódica formam uma estrutura de controle que contribui para a transparência e a segurança das informações.
Para organizações do Terceiro Setor, essa estrutura também facilita prestações de contas e permite demonstrar com maior clareza como os recursos destinados à missão institucional estão sendo preservados e utilizados.
A R&R Auditoria atua em gestão patrimonial e auditoria, apoiando organizações na avaliação de controles, riscos e informações relacionadas ao patrimônio e às demonstrações contábeis.
