A governança contábil foi tema de uma palestra de Warley Dias no Sebrae-RJ, em um encontro voltado à gestão de organizações do Terceiro Setor. Entre os pontos centrais da discussão estavam a importância dos controles internos, da transparência e da responsabilidade na aplicação dos recursos.
Índice
Esses temas mostram que uma organização pode ter uma contabilidade tecnicamente correta e, ainda assim, conviver com fragilidades importantes se os processos que alimentam essa contabilidade não forem bem controlados.
Uma organização do Terceiro Setor pode ter uma contabilidade tecnicamente correta e, ainda assim, conviver com fragilidades importantes se os processos que alimentam essa contabilidade não forem bem controlados.
Pagamentos sem documentação completa, aprovações informais, diferenças entre planilhas e extratos, despesas lançadas no projeto errado ou informações que chegam com atraso são exemplos de situações que aumentam riscos e dificultam tanto a gestão quanto a prestação de contas.
É por isso que os controles internos no Terceiro Setor precisam fazer parte da rotina da organização. Eles ajudam a definir responsabilidades, reduzir erros, melhorar a rastreabilidade das operações e fortalecer a confiabilidade das informações apresentadas à administração, aos conselhos, financiadores e demais partes interessadas.
Esse tema se conecta diretamente à governança contábil no Terceiro Setor, porque a qualidade das demonstrações e relatórios depende dos processos que produzem, aprovam e registram cada informação ao longo do período.
O que são controles internos?
Controles internos são procedimentos, responsabilidades e verificações criados para ajudar a organização a executar suas atividades de forma mais segura e consistente.
Eles podem estar presentes em diferentes etapas: contratação, compras, pagamentos, recebimentos, movimentação de recursos, prestação de contas, guarda de documentos, registro contábil e acompanhamento de projetos.
Um bom controle não precisa ser complexo. Ele precisa ser proporcional ao porte, à estrutura e aos riscos da entidade.
Em uma organização pequena, determinados procedimentos podem ser mais simples. Em estruturas maiores, com diversos projetos, unidades ou fontes de recursos, tende a ser necessária uma divisão mais clara de responsabilidades e níveis adicionais de revisão.
Por que os controles internos são especialmente importantes no Terceiro Setor?
Organizações da Sociedade Civil podem administrar recursos de origens diferentes, como doações, mensalidades, patrocínios, subvenções, parcerias com o poder público e receitas relacionadas às suas próprias atividades.
Alguns desses recursos podem possuir destinação específica. Outros podem estar associados a projetos, metas, contratos ou instrumentos que exigem acompanhamento individualizado.
Nesse ambiente, uma falha operacional simples pode produzir efeitos maiores.
Uma despesa registrada sem a identificação correta do projeto, por exemplo, pode comprometer relatórios gerenciais e dificultar posteriormente a demonstração de como determinado recurso foi utilizado.
O objetivo dos controles internos é reduzir esse tipo de exposição e permitir que a informação seja construída corretamente desde a origem.
1. Defina responsabilidades e evite concentração excessiva de funções
Um dos princípios mais importantes de controle é evitar, sempre que possível, que a mesma pessoa concentre todas as etapas de uma operação.
Quem solicita uma compra não deveria, sem qualquer revisão, controlar sozinho a aprovação, o pagamento e o registro da mesma operação.
A estrutura ideal depende do tamanho da entidade, mas é importante criar pontos de verificação.
Na prática, isso pode significar separar atividades como solicitação, autorização, pagamento, conferência documental e registro contábil ou, em estruturas menores, estabelecer revisões por outro responsável.
O objetivo não é aumentar a burocracia. É reduzir a possibilidade de erros passarem despercebidos e aumentar a capacidade de identificar a origem de eventuais divergências.
2. Formalize critérios de aprovação
Despesas, contratos e pagamentos precisam seguir critérios conhecidos pela equipe.
Quem possui autoridade para aprovar determinada operação? Existem limites de valores? Quais documentos precisam acompanhar a solicitação? Existem situações que exigem aprovação adicional?
Quando essas regras são informais, o processo depende da memória ou da interpretação de cada pessoa.
Formalizar critérios ajuda a tornar as decisões mais consistentes e cria evidências de que a operação passou pelos níveis de autorização previstos pela organização.
3. Faça conciliações bancárias periodicamente
A conciliação bancária compara os registros internos com as movimentações efetivamente apresentadas pelos bancos.
Ela ajuda a identificar pagamentos ou recebimentos ainda não registrados, valores duplicados, tarifas, transferências, diferenças de datas e outras situações que podem afetar a qualidade da informação financeira e contábil.
Quanto mais tempo uma diferença permanece sem tratamento, mais difícil tende a ser identificar sua origem.
Por isso, conciliações devem fazer parte de uma rotina definida e não ser realizadas apenas no fechamento anual ou quando surge uma auditoria.
4. Separe adequadamente projetos e fontes de recursos
Uma entidade que administra diferentes projetos precisa conseguir identificar receitas, despesas, compromissos e saldos relacionados a cada um deles.
Essa segregação pode ser construída por meio de contas, centros de custo, projetos, controles auxiliares ou outras ferramentas compatíveis com a estrutura utilizada pela organização.
O importante é que financeiro, administrativo e contabilidade trabalhem com critérios compatíveis.
Quando cada área utiliza uma forma diferente de identificar o mesmo projeto, aumenta o risco de divergências e retrabalho.
5. Crie um fluxo para documentos
Notas fiscais, recibos, contratos, comprovantes, extratos e demais evidências precisam chegar aos responsáveis dentro de prazos definidos.
Também deve existir clareza sobre onde esses documentos serão armazenados e como serão associados às respectivas operações.
Um controle simples de pendências pode evitar que documentos ausentes sejam descobertos somente meses depois.
É importante definir quem deve entregar a informação, quem verifica sua completude e quem acompanha aquilo que ainda não foi regularizado.
6. Concilie financeiro e contabilidade
O saldo de uma conta bancária não substitui a informação contábil, e a contabilidade também não deve funcionar isolada dos controles financeiros utilizados diariamente.
As duas visões precisam ser comparadas periodicamente.
Diferenças entre financeiro e contabilidade podem estar relacionadas a registros em períodos diferentes, classificações incorretas, documentos ainda não contabilizados ou outras ocorrências que precisam ser compreendidas.
O fechamento periódico permite tratar essas diferenças enquanto as operações ainda são recentes.
7. Leve informação aos responsáveis pela governança
Controles internos não devem funcionar apenas no nível operacional.
Dirigentes, conselhos e responsáveis pela governança precisam receber informações suficientes para acompanhar a entidade.
Isso pode incluir execução orçamentária, saldos vinculados, obrigações, variações relevantes, pendências, riscos identificados e situações que exigem decisão.
Quando os órgãos de governança recebem somente informações genéricas ou tardias, sua capacidade de supervisão fica limitada.
Controles internos também fortalecem a prestação de contas
Nas parcerias sujeitas à Lei nº 13.019/2014, a prestação de contas precisa permitir a avaliação da execução da parceria, do cumprimento do objeto e do alcance das metas e resultados previstos.
A legislação também determina que os dados financeiros sejam analisados de forma a estabelecer a relação entre receitas, despesas, conformidade e execução da parceria.
Isso reforça a importância de manter controles capazes de preservar a rastreabilidade das informações ao longo da execução, em vez de tentar reconstruí-las apenas quando chega o momento de prestar contas.
A contabilidade depende da qualidade dos processos
O Conselho Federal de Contabilidade informa que entidades sem finalidade de lucros, independentemente do porte, devem manter contabilidade regular e observar as Normas Brasileiras de Contabilidade. A ITG 2002 (R1) é a norma específica aplicável às entidades sem finalidade de lucros.
Mas uma escrituração de qualidade depende das informações que chegam à contabilidade.
Se documentos estão incompletos, projetos não são identificados, aprovações não são registradas ou movimentações financeiras não são conciliadas, a contabilidade terá mais dificuldade para representar adequadamente a realidade da organização.
Quais sinais indicam fragilidade nos controles internos?
- pagamentos realizados sem documentação suficiente;
- aprovações apenas verbais para operações relevantes;
- diferenças recorrentes entre extratos, planilhas e contabilidade;
- fechamentos contábeis realizados com atraso;
- documentos difíceis de localizar;
- despesas sem identificação clara do projeto ou da fonte do recurso;
- concentração excessiva de etapas na mesma pessoa;
- ajustes frequentes feitos somente no encerramento do exercício;
- pendências que permanecem sem responsável ou prazo para solução.
Esses sinais não significam automaticamente a existência de irregularidade. Eles indicam pontos em que o processo pode estar mais exposto a erros, inconsistências ou falhas de acompanhamento.
Qual é o papel da auditoria?
A responsabilidade pelos controles internos é da própria administração da entidade.
A auditoria independente não cria nem substitui esses controles. Em seus trabalhos, porém, o auditor considera os riscos relevantes e pode avaliar aspectos dos processos e controles relacionados à elaboração das informações contábeis.
Quando são identificadas deficiências relevantes, elas podem ser comunicadas à administração e aos responsáveis pela governança, contribuindo para a discussão de melhorias.
É por isso que controles internos bem estruturados também tornam o ambiente de auditoria mais organizado: documentação, responsabilidades, conciliações e evidências estão disponíveis de forma mais consistente.
Controle interno é uma rotina, não um documento
Uma política escrita perde valor quando não é aplicada.
Da mesma maneira, um controle que funcionava quando a organização administrava dois projetos pode deixar de ser suficiente quando passa a administrar dez.
Por isso, procedimentos devem ser acompanhados e revistos conforme a instituição cresce, muda seus processos ou passa a administrar novas fontes de recursos.
Controles internos eficientes são aqueles que fazem parte da operação cotidiana e ajudam a organização a produzir informações mais confiáveis, reduzir riscos e demonstrar com clareza como seus recursos estão sendo administrados.
A R&R Auditoria atua em auditoria independente e avaliação de riscos, apoiando organizações na análise de demonstrações contábeis, processos e controles que sustentam a transparência e a confiabilidade das informações.
